《取消外国公文书认证要求的公约》简介及其对创新主体的影响

于非凡  北京市集佳律师事务所律师 专利代理师

2023年3月8日， 中 国 内 地 正 式 加 入《取消外国公文书认证要求的公约》（Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents，下称《取消认证公约》）。

此公约自2023年11月7日起在中国内地正式生效。从公约名称可以看出，其旨在“取消外国公文书认证要求”，将极大地便利外国公文书在中国的使用以及中国公文书在外国的使用。本文将探讨公约的内容及其对创新主体的影响。

《取消认证公约》的由来

《取消认证公约》是由海牙国际私法会议（Hague Conference on Private International Law，下称“海牙会议”）这一国际组织订立的条约。海牙会议是为了协调各国国际司法规则特别是涉外法律关系规则而设立的国际组织[1] 。

我国于1987年7月正式成为海牙会议成员国。根据我国外交部网站统计[2] ，截至2014年7月，中国内地加入的海牙会议相关公约包括下列三项 ：

《关于向国外送达民事或商事司法文书和司法外文书的公约》（简称海牙《送达公约》）；

《关于从国外调取民事或商事证据的公约》（简称海牙《取证公约》）；

《跨国收养方面保护儿童及合作公约》（简称海牙《收养公约》）。

《取消认证公约》的订立背景是 ：在各国的民商事往来中，一国制作的文书（例如身份证明等）要想在另一国获得形式上的承认，必须经过复杂的公证和领事认证程序。《取消认证公约》于1961年在海牙会议通过，旨在取消对外国公文书进行外交或领事认证的要求。

《取消认证公约》对创新主体的影响

适用客体

《取消认证公约》对其所适用的客体有下列要求 ：一是文书必须在缔约国内制作，并且在另一个缔约国内使用 ；二是仅限于公文书。 

按照《取消认证公约》[3] 第一条的规定，下列文书被认为是公文书 ：

与一国法院或法庭相关的机关或官员出具的文书，包括由检察官、法院书记员或司法执行员（“执达员”）出具的文书 ；

行政文书 ；

公证文书 ；

对以私人身份签署的文件的官方证明，如对文件的登记或在特定日期存在的事实进行记录的官方证明,以及对签名的官方和公证证明。

《取消认证公约》不适用于 ：

外交或领事人员制作的文书 ；

直接处理商业或海关运作的行政文书。

适用主体 

《取消认证公约》限制的是客体（文书）所制作和使用的国家（地区），而对于使用这些文书的主体并无限制。例如，中国主体在中国内地使用外国制作的文书，与外国主体在中国内地使用外国制作的文书，都可以将外国制作的文书通过《取消认证公约》规定的程序 来证明文书形式上的真实性，程序上并无区别。

适用后对认证程序的影响

现行《民事诉讼法》（2023年9月1日修正，2024年1月1日施行）第二百七十五条规定 ：“在中华人民共和国领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托中华人民共和国律师或者其他人代理诉讼，从中华人民共和国领域外寄交或者托交的授权委托书，应当经所在国公证机关证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后，才具有效力。”

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（2019修正，法释〔2019〕19号）第十六条规定 ：“当事人提供的公文书证系在中华人民共和国领域外形成的，该证据应当经所在国公证机关证明，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。中华人民共和国领域外形成的涉及身份关系的证据，应当经所在国公证机关证明并经中华人民共和国驻该国领事认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续。”

可见，我国法律对域外制作的文书如何在中国发生效力有着明确的规定，特别是对于外国主体在中国参加诉讼的委托文件以及涉及身份关系的证据，有着严格的认证要求。特别地，针对创新主体而言，由于专利、商标等知识产权具有地域性，需要在不同的国家申请，权利人经常面对在不同国家参与司法程序的问题，不可避免地需要使用授权委托书、身份证明文件等。

1.领事认证程序

在《取消认证公约》生效前，领事认证程序被广泛使用。 

领事认证程序，简单地说就是一国（文书使用国）在另一国（文书制作国）的使馆或领馆对文书上最后一个签章的真实性进行证明的程序。使馆或者领馆相当于充当了文书使用国和文书制作国双方都认可的“中介”。但是，在一些国家，使馆或者领馆也无法核实当地的公证机关签章的真实性。此时，在使馆或者领馆认证之前，往往需要文书制作国当地的政府先对公证机关的签章进行一次认证，而使馆或者领馆认证仅仅是对该第一次认证（例如当地政府的签章）进行的认证（即第二次认证）。更有甚者，第一次认证可能需要地方政府和中央政府的多次认证。这就导致当事人可能需要一系列环环相扣的公证和认证程序，这不仅将给其带来不小的负担，且程序时效性也难以得到保证。

以在美国某个州制作、在中国内地使用的文书为例，其办理与使用程序如下图所示[4] ：

2.条约生效后的证明

按照《取消认证公约》[5]第三条的规定 ：为证明签名的真实性、文书签署人签署时的身份，以及在需要时为确认文书上的印鉴属实，仅可能需要办理的手续是文书出具国主管机关签发第四条规定的附加证明书。

可见，相对于传统的领事认证的程序，《取消认证公约》实质上做出了以下三点改变 ：

 一是简化了程序。有的公文书将可以得到其他缔约国的直接认可，最多仅可能需要办理的手续是文书出具国主管机关签发的附加证明书。

二是下放了行政权力，将原来由各国外交使领馆进行认证的行政权力，改变为由该国指定的相关部门[不一定是行政机关，例如在新加坡，指定的相关部门为新加坡法律学会（Singapore Academy of Law，SAL）]出具“附加证明书”。

三是统一了证明形式，由原来的各国自行制作的领事认证文件，统一为样式一致的“附加证明书”（有时候称作“海牙签注”“海牙认证”“海牙加签”等，本文统一按照公约原文称作“附加证明书”），并且按照《取消认证公约》[6]第四条的规定，附加证明书的标题“附

加证明书（1961年10月5日海牙公约）”统一用法文书写（APOSTILLE Convention de La Haye du 5 octobre 1961），从形式上保证了各国出具的附加证明书的一致性。

仍以在美国某个州制作的、在中国内地使用的文书为例，《取消认证公约》生效后，其制作和使用程序如下图所示 ：

 

3.中国内地出具“附加证明书”的机关

《取消认证公约》生效后，当在中国内地制作的文书需要在其他缔约国使用时，证明程序包括公证和出具附加证明书。中国内地出具附加证明书的机构为外交部领事司。此外，外交部委托部分地方外办签发附加证明书。部分地方外办和在京代办机构可以提供代办业务[8]。

4.注意事项

一是要求“附加证明书”的第6项签发日期必须在2023年11月7日以后 ；但是对于先前办理公证的日期并无要求 ；

二是根据公开消息[9][10]，一些中国驻外大使馆将在2023年11月7日以后停办领事认证业务。

结语

《取消认证公约》对于服务创新主体特别是其涉外法律活动具有重要意义。及时而准确地把握《取消认证公约》的规定及操作实践，有助于法律服务从业者少走弯路，为服务对象提供最优的策略建议。

 

1. 中华人民共和国外交部.条约数据库，http://treaty.mfa.gov.cn/tykfiles/20180718/1531876060406.pdf.

2 .中华人民共和国外交部 中国参加的海牙国际私法会议相关公约和仅适用于香港特区、澳门特区的海牙公约一览表（截至2014年7月），https://www.mfa.gov.cn/

web/ziliao_674904/tytj_674911/tyfg_674913/201410/t20141016_9867713.shtml.

3. 中 国 领 事 服 务 网.《 取 消 外 国 公 文 书 认 证 要 求 的 公 约 》 简 介《 公 约 》 中 译 本，pdfhttp://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/fjzms/qxwggwsrzyqdgy/202310/ P020231018534091434318.p

4. 中华人民共和国驻美利坚合众国大使馆 领事认证申请须知 ：http://us.china-embassy.gov.cn/lsfw/zj/gz/202305/t20230519_11079815.htm

5. 同注3。

6. 同注3。

7. 中国领事服务网.《取消外国公文书认证要求的公约》简介 中国签发附加证明书式样—带印鉴、签字版本，jpghttp://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/fjzms/qxwggwsrzyqdgy/202310/P020231018534093596541. jpg.

8 .中国领事服务网.附加证明书 办证须知 六、办理或代办附加证明书的机构，http://cs.mfa.gov.cn/zggmcg/fjzms/.

9. 中华人民共和国驻美利坚合众国大使馆.关于中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》后驻美使领馆停办领事认证业务的通知，http://us.china-embassy.gov.cn/chn/lsfw/zj/gz/202310/

t20231025_11167574.htm.

10. 中华人民共和国驻日本国大使馆.关于中国加入《取消外国公文书认证要求的公约》后我馆停办领事认证业务的通知,http://jp.china-embassy.gov.cn/lszcnew/lshzhch3/zhjfw4/202310/

t20231024_11167059.htm.

 

文章来源：《中国知识产权》杂志201期

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